Privacy- en cookiepolicy

MY Outsourcing bv, wij zijn gevestigd te 9185 Wachtebeke, Oudeburgse sluis 7 onder het ondernemingsnummer 1003.259.221, verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

We verzamelen je persoonsgegevens voor de doelen hieronder vermeld en zullen deze gegevens niet gebruiken voor andere doelen zonder je daarvan op voorhand te verwittigen en, indien nodig, je toestemming daarvoor te vragen.
Wij gebruiken je gegevens voor de uitvoering van onze diensten, waaronder outsourcing en personeelsmanagement.
Laat ons iets specifieker zijn, we doen dit om:

1. je op te nemen in onze database van sollicitanten die we doorzoeken om geschikte kandidaten te selecteren voor onze klanten.

2. je profiel te kunnen bepalen en je geschiktheid te kunnen beoordelen als kandidaat voor de functies waarvoor we een vacature hebben. Hierbij kunnen we onder meer gebruik maken van de resultaten van testen die wij van jou afnemen (online persoonlijkheidstesten, taaltesten, assessments,…) en van (online)-referentiechecks die we enkel met jouw uitdrukkelijke toestemming doen bij de door jou opgegeven personen/bedrijven. We kunnen je ook vragen om op vrijwillige basis meer informatie over jezelf te geven om je kansen op werk te vergroten.

3. je profiel, met inbegrip van je cv, proactief te kunnen voorstellen bij opdrachtgevers en klanten van MY Outsourcing.

4. je interessante vacatures en jobaanbiedingen via telefoon, e-mail, sms of andere media te kunnen doorsturen. Je kan zelf je contactgegevens beheren via onze verantwoordelijke in ons MY Outsourcing-kantoor.

5. je informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van MY Outsourcing (vb. jobbeurzen of andere events die je zouden kunnen interesseren) en deze beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en competenties.

6. je persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid te bevorderen door het aanbieden van onder meer (korte) opleidingen, begeleidingen, workshops, enz…

7. een bemiddelingsrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.

8. een werkgeversrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren, zoals personeelsbeheer, loonverwerking, welzijn op het werk, arbeidsgeneeskunde (medische onderzoeken), enz.

9. je te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promoties/marketingacties van MY Outsourcing (vb. uitnodigingen om deel te nemen aan wedstrijden, informatie over door MY Outsourcing georganiseerde evenementen, …) die voor jou interessant kunnen zijn, wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven via je inschrijving online of op kantoor.

10. wettelijke verplichtingen na te leven, zoals onder meer correcte persoonsidentificatie, toepassing van arbeids-, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, illegale tewerkstelling en terrorisme, toepassing van nationale en internationale sanctiewetgeving, enz.

11. aan bepaalde kwaliteitsdoelen te voldoen, zoals het behalen en behouden van bepaalde certificaten of kwaliteitslabels.

12. de kwaliteit van onze dienstverlening te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij, of een door ons daartoe aangeduide derde partij, jou vragen om deel te nemen aan enquêtes en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren. Of om aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles.

13. statistische informatie te kunnen aanleveren voor onderzoeken van belang voor MY Outsourcing .

14. de bedrijfsveiligheid te garanderen. Hiertoe kunnen we onder meer je identiteit controleren bij toegang tot één van onze kantoren. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren om misbruik van informatie van onze databases te voorkomen en onze belangen en die van alle in onze databases opgenomen personen te beschermen.

15. je toe te laten om je rechten (zie verder) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We verzamelen je gegevens zodra je je gegevens online invult of achterlaat, wanneer je je inschrijft bij één van onze kantoren of wanneer je je op een andere wijze aanmeldt (vb. jobbeurs) of laat aanmelden (vb. voor uitzendarbeid via eigen selectie van een gebruiker) om gebruik te willen maken van onze dienstverlening.
We kunnen je gegevens ook verzamelen wanneer je deze openbaar hebt gemaakt op publieke/sociale media (vb. LinkedIn) waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou zijn in werkgerelateerde dienstverlening. In dat geval zullen we je eerst vragen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van deze privacyverklaring.

1. jouw toestemming: bij online inschrijving of bij inschrijving in een kantoor geef je ons online of via het daarvoor bestemde formulier jouw toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens in het kader van bemiddelings- en selectieactiviteiten, voor het nemen van referenties bij de door jou opgegeven personen/bedrijven of voor het ontvangen van commerciële aanbiedingen.

2. onze (pre)contractuele relatie: wanneer we met jou een arbeidsovereenkomst sluiten hebben we een aantal gegevens nodig om die overeenkomst te kunnen opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Aangezien je meestal werkzaam bent bij één van onze klanten, hebben we ook steeds je contactgegevens nodig om onze contractuele verplichtingen te kunnen nakomen en wisselen we met onze klanten gegevens uit over je prestaties.

3. de wettelijke verplichtingen van MY Outsourcing: onze dienstverlening is onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen. We moeten tijdig en voor de volledige duurtijd van die verplichtingen over alle informatie beschikken die nodig is om aan die verplichtingen te kunnen voldoen of om bij controle achteraf te kunnen aantonen dat we aan onze verplichtingen hebben voldaan. Zo moeten wij bijvoorbeeld je tewerkstelling tijdig aanmelden bij de overheid (Dimona-aangifte), je loon correct berekenen en tijdig uitbetalen op jouw bankrekeningnummer en je prestaties aangeven bij de diverse instanties van de sociale zekerheid en de fiscus.

4. het legitiem belang van MY Outsourcing of van een derde partij, indien nodig, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van MY Outsourcing of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering.

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Een deel van deze gegevens (vb. identiteit, opleiding, werkervaring, …) is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens (vb. referenties, eigen voorkeuren voor bepaalde functies, motivatiebrief, volledig cv, …) zijn niet verplicht maar kunnen wenselijk zijn om onze dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers of klanten van MY Outsourcing. Als je ervoor kiest om ons je gegevens te verstrekken mogen wij deze gegevens gebruiken en delen met klanten en opdrachtgevers in het kader van je arbeidsbemiddeling of je tewerkstelling.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons verstrekt. Je doet er goed aan om elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk aan ons door te geven, hetzij online, hetzij aan je verantwoordelijke in ons MY Outsourcing-kantoor.
Het gaat onder meer om de volgende persoonsgegevens:

1. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens;

2. geboorteplaats- en datum, geslacht, burgerlijke staat;

3. nationaliteit en indien nodig identiteitsbewijs, arbeidsvergunning en verblijfsdocument (controle verplicht op basis van de wetgeving op de tewerkstelling van vreemde werknemers);

4. INSZ-nummer;

5. curriculum vitae (cv), motivatiebrief, informatie over opleiding/diploma’s en werkervaring, publiek gemaakte gegevens (social media inbegrepen), informatie die je aan onze consulent(e) of onze opdrachtgever of klant geeft tijdens (sollicitatie)gesprekken met hen;

6. foto’s en video-introductie (enkel op vrijwillige basis);

7. gegevens, waaronder resultaten, over trainingen en opleidingen en/of testen/assessments die je zelf of via MY Outsourcing hebt gevolgd of gedaan;

8. overige gegevens die van belang kunnen zijn in het kader van de beoordeling van je geschiktheid als kandidaat, zoals getuigschriften en referenties (enkel met jouw toestemming);

9. gegevens over je beschikbaarheden en vakantieperiodes;

10. evaluaties van je kennis, vaardigheden, attitude, enz.;

11. overige gegevens die nodig zijn voor een correcte administratieve afhandeling (personeelsbeheer, loonverwerking en -betaling, afwezigheidsregistratie, enz.).

1. uittreksel strafregister: dit vragen we uitsluitend wanneer dit wettelijk verplicht is voor MY Outsourcing of voor onze opdrachtgever of klant waar we je via outsourcing gaat werken.

2. gezondheidsgegevens: we verwerken geen gezondheidsgegevens behalve in het kader van de wetgeving inzake welzijn op het werk (attesten medische keuring) en de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen. Indien je ons zelf vrijwillig persoonsgegevens over je gezondheidstoestand doorgeeft, registreren we deze gegevens enkel op jouw uitdrukkelijke vraag en enkel indien ze een impact kunnen hebben op jouw zoektocht naar werk en de door jou uit te voeren taken.

1. Alleen indien nodig voor de uitvoering van je bemiddeling of tewerkstelling, de verwezenlijking van vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke verplichting (van MY Outsourcing of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van MY Outsourcing of van een derde partij) kan MY Outsourcing bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken aan opdrachtgevers of klanten van MY Outsourcing, of hun klanten, aangestelden of lasthebbers, voor onder meer:
   – selectie van geschikte kandidaten voor het invullen van een opdracht;
   – proactieve aanbieding van jouw profiel en cv;
   – uitwisseling van alle gegevens in verband met je prestaties;
   – facturatie van de dienstverlening;

       - audits bij opdrachtgevers of klanten;
       aan leveranciers van MY Outsourcing, voor onder meer:

       – het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor               rekening van MY Outsourcing (vb. IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat,                 onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, …);
       – het leveren van diensten aan MY Outsourcing in het kader van tewerkstelling (vb.                    externe medische preventiediensten, leveranciers van maaltijdcheques en ecocheques,          verzekeringsmaatschappijen, …);

        aan (het auditkantoor of onderzoeksbureau van) Federgon (beroepsfederatie van de HR-          dienstverleners), voor onder meer:
        – het verkrijgen en behouden van het kwaliteitslabel van Federgon;
        – wetenschappelijk onderzoek;
        – tevredenheidsenquêtes;
        – statistische doeleinden;

         aan diverse overheidsinstanties, zoals onder meer:
        – federale en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;
        – sociale zekerheidsinstanties;
        – fiscale autoriteiten;
        – sectorale fondsen voor bestaanszekerheid;

        aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of              vonnis.
    2. Je persoonsgegevens worden door MY Outsourcing niet verkocht, noch verhuurd of                  commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met jouw voorafgaande                      toestemming.
   3. Bij de ontwikkeling van de activiteiten van MY Outsourcing mogen wij activiteiten of                 activa verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige         gebeurtenis, kunnen je persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de             overgedragen activa.
   4. Wanneer onze leveranciers je persoonsgegevens verwerken in opdracht van ons,                       handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers               een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw                                       persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen.

Niet langer dan vereist door de wet.
De standaard bewaringstermijnen zijn afhankelijk van de doelstellingen waarvoor we je gegevens verwerken en of je al dan niet tewerkgesteld wordt bij MY Outsourcing.
Op de bemiddelingsgegevens die je ons verstrekt passen wij volgende bewaartermijnen toe:
Alle persoonsgegevens die we nodig hebben om je kandidatuur te evalueren blijven actief beschikbaar in onze database zolang je bemiddelingsdossier wordt geactualiseerd. Dit laatste gebeurt telkens wanneer je zelf of wanneer MY Outsourcing actie onderneemt op je dossier (vb. aanvulling van een recente werkervaring, toevoeging van een geactualiseerd cv, contactname voor een vacature, opleidings- of jobaanbod, …).
Indien je nog niet voor MY Outsourcing hebt gewerkt houden we je persoonsgegevens bij voor een periode van 4 jaar omwille van bepaalde wettelijke verjaringstermijnen.
Indien je voor ons werkt of hebt gewerkt, bewaren wij al je tewerkstellingsgegevens (identificatie, prestaties, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, …) nog voor een periode van 10 jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.

MY Outsourcing doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke, administratieve en technologische maatregelen.
Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Deze personen moeten ons intern beleid inzake privacy en gegevensbescherming kennen en correct toepassen. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komt MY Outsourcing met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

MY Outsourcing verwerkt je persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring. Je hebt evenwel een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen.
Zo heb je:

• recht op weigering of intrekking van je toestemming:
  We zullen je gegevens niet verwerken indien je ons geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te gebruiken om jou job opportuniteiten voor te stellen.
  Eens je je toestemming hebt gegeven om je te bemiddelen naar werk, kan je die toestemming ook weer intrekken. Dit zal tot gevolg hebben dat je bemiddelingsdossier zal verwijderd worden volgens het recht op gegevenswissing (zie verder).
  Je toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken voor promoties en marketingacties van MY Outsourcing moet je zelf intrekken via onze verantwoordelijke in het MY Outsourcing-kantoor.
  Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van die gegevens vóór de intrekking.

• recht van bezwaar:
  Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van MY Outsourcing of van een derde. Bij de uitoefening van dit recht zal je moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen.

• recht van inzage:
  Je kan uitsluitsel vragen over het al dan niet verwerken van je persoonsgegevens.
  Als dit het geval is, kan je volgende informatie opvragen: de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we van jou bewaren, de categorieën van ontvangers ervan (derde landen of internationale organisaties), de bewaartermijnen of de criteria om die te bepalen, je overige rechten, andere bronnen van herkomst van je gegevens en het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.

• recht op rectificatie (verbetering en aanvulling):
  Je kan vragen om alle volgens jou onjuiste of onvolledige (persoons)gegevens recht te zetten of aan te vullen. Bij de uitoefening van dit recht zal je in het formulier moeten aangeven welke gegevens je precies wil rechtzetten of aanvullen.
  Onjuiste objectieve persoonsgegevens (vb. foutieve schrijfwijze van je naam, verkeerd adres, …) worden steeds rechtgezet zoals gevraagd. Volgens jou onjuist geachte subjectieve persoonsgegevens (vb. negatieve evaluatie, ongunstige testresultaten, …) worden slechts aangepast indien wij het met jou eens zijn. Indien niet, passen wij deze persoonsgegevens niet aan, maar noteren wij je eventuele aanvullende verklaring hierover.

• recht op overdraagbaarheid:
  Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je zelf aan MY Outsourcing hebt bezorgd, door MY Outsourcing in elektronische vorm te laten overdragen naar jezelf op het door jouw opgegeven e-mailadres.

• recht op gegevenswissing (vergetelheid):
  In de gevallen voorzien door de GDPR, waaronder de intrekking van je toestemming om door MY Outsourcing jobvoorstellingen te ontvangen, zullen wij overgaan tot verwijdering van je bemiddelingsdossier.
  Naargelang de situatie waarin je je bevindt op het ogenblik van de uitoefening van dit recht, heeft dit verschillende gevolgen:
  Je hebt nooit gewerkt voor MY Outsourcing:
  De gegevens van je dossier bij MY Outsourcing worden gewist.
  Je hebt in het verleden (als uitzendkracht) gewerkt voor MY Outsourcing:
  De gegevens van je dossier bij Link 4 Jobs worden gewist.
  De gegevens van je tewerkstellingsdossier kunnen om wettelijke redenen niet worden verwijderd en zullen door MY Outsourcing worden bijgehouden tot 10 jaar na het einde van je tewerkstelling.
  Je bent op het ogenblik van de uitoefening van dit recht als uitzendkracht of arbeider of bediende aan het werk voor MY Outsourcing:
  De gevolgen zijn dezelfde als wanneer je in het verleden hebt gewerkt voor MY Outsourcing (zie hiervoor).
  Wanneer je voor deze optie kiest heeft dit echter eveneens tot gevolg dat je ook niet meer verder kan blijven werken voor MY Outsourcing. Indien je toch verder wil blijven werken, wacht je beter met je aanvraag tot na afloop van je tewerkstelling.

• recht op beperking van de verwerking:
  Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:
  a. je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle door MY Outsourcing).
  b. de verwerking van je persoonsgegevens door MY Outsourcing onrechtmatig zou zijn maar je toch je recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen.
  c. wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in deze privacyverklaring opgenomen doelen, maar jij deze wel nog nodig hebt voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.
  d. je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van je persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

Je kan je rechten in principe kosteloos uitoefenen.
Ten laatste binnen de maand na je aanvraag zullen wij je informeren over het gevolg dat we aan je aanvraag hebben gegeven.
Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van je aanvraag over deze verlenging.
In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, …) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan je aanvraag kunnen voldoen.